PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO

Sin duda alguna, emprender requiere de mucha fuerza de voluntad, a veces nos sentimos cansados; y en esos momentos es que aflora la fuerza de voluntad que todos llevamos dentro. El día de hoy les compartiré como hago para ser la mujer más productiva posible y como gestiono mi tiempo; que si bien sé que me falta mucho, les quiero compartir mi experiencia y saber ¿qué hacen ustedes? 

Uno de los factores que hace que nuestro nivel de productividad baje es que posterguemos todo, nos acostumbramos a hacer planes, pero nos cuesta trabajo llevarlos a cabo, a veces tenemos la intención de hacer un millón de cosas, y al final del día nos podemos llegar a sentir frustrados e incluso decepcionados al ver que no realizamos ni la mitad de lo que llevábamos en la cabeza.

Y bien, la palabra clave para que logremos ser productivos y que el tiempo nos rinda (como decimos comúnmente) es: PLANIFICACIÓN.

Planificar no significa decidir qué vas a estar haciendo específicamente cada momento; tener una agenda súper rígida con horarios exactos te impide tener flexibilidad y dinamismo; e incluso puede sumarte muchísimos niveles de estrés. 

Planificar significa proyectar los hitos principales de tu mes, tu semana y tu día. La mayoría de los personas que me leen son "emprendedores pulpos", es decir, hacen compras, publican en redes, hablan con los clientes, procesan los productos, etc, etc. Esto significa que VOS SOS EL PROTAGONISTA de tu historia, que vos elegís las experiencias que vas a vivir y por otro, la actitud con la que queres vivir. 

Si a tu sistema le informas, desde tu momento presente con consciencia, de lo que quieres hacer o no hacer, de los espacios de tiempo que vas a tener; le será mucho más fácil estar con atención a cada momento y te irá llevando por tu día a día como si estuvieras montad@ en un barco siendo el mejor capitán del mundo y sabiéndose de memoria donde queda cada puerto.

Para fluir y dejarte llevar en tu día a día siendo pro-activo tienes que planificar. Planificar esos momentos en los que por ejemplo no vas a hacer nada o simplemente vas a estar con tu familia o amigos en una cena.

¿¿Pero por dónde empezamos?? Conforme a mi experiencia personal, los invito a hacer 3 tipos de planificadores:

1. PLANIFICADOR MENSUAL

Ilustración 1: Planificador Mensual.
Fuente: www.ordenarte.es

He de confesarles que este planificador lo hice en una pizarra acrílica, luego de años me he encontrado que ahora los venden en imanes gigantes; e incluso los pueden dar a hacer personalizados en la imprenta de su preferencia, pero bueno a mí me tocó resolver con una pizarra acrílica.😁

Esto me ayuda cuando un cliente llega solicitar mis servicios, inmediatamente solo doy un vistazo rápido a mi pizarra y puedo saber si puedo cumplir con la fecha de entrega o no, o si me solicitan una entrega exprés, también puedo saber si tengo algún espacio libre; además me ayuda muchísimo para que los clientes vean con sus propios ojos que hay otros pedidos que atender. A los que tienen años de seguirme ya saben que el tema de solicitar los pedidos con tiempo porque son productos elaborados a mano, es una lucha de mi día a día. 

Obviamente si tienen asistentes (colaboradores) ayuda a que estos sepan que hay que hacer en todo el mes, que eventos hay que cubrir los fines de semana, si alguien llama solicitando un producto manejara si hay espacio o no; como les mencione en el tema anterior es importante hacer sentir a sus trabajadores parte importante de su pyme; entre más quieran su trabajo, serán más productivos. Sí aun no lees el tema anterior, solo haz clic aquí.

2. PLANIFICADOR SEMANAL

Este planificador es de mi uso personal, es decir aquí ya entra la parte ejecutiva, no es de dominio de los empleados.  he de confesar que no uso agenda, nunca los he usado, los planificadores son mis mejores aliados, siempre los he diseñado a mi gusto y los ubico dentro de mi agenda de pedidos; para matar dos pájaros de un solo tiro! 

Es donde anoto las citas que me tocan atender; por lo general los días sábados es donde se tiene más movimiento de clientes, porque los días de semana la mayoría trabajan en oficinas y se complica  visitar el taller a levantar pedido. 

Como los días sábados es mi cierre de la semana laboral, ese mismo día o bien el Lunes, hago una lista de todos los materiales a comprar de los pedidos que se levantaron en el transcurso de la semana pasada, es decir que Lunes o Martes se procede a comprar todos los materiales de una vez, no tengo la costumbre de ir a comprar cosita por cosita conforme caen los pedidos, esto me ayuda a ahorrar tiempo y sobre todo dinero! De igual manera designo un día para solo diseñar todos los pedidos de la semana anterior.

Si te agrada este planificador lo puedes descargar para tu uso personal aquí. 

3. PLANIFICADOR DIARIO 

“Dime como organizas tu día a día y te diré quién eres”

En esta sección no ubico imagen porque siempre he tenido la mala costumbre de tomar la primera hoja que encuentre, y empiezo a anotar lo que tengo que hacer durante en el día, obviamente aquí deberían anotar las actividades diarias como: llamar a fulanito, contestar correos, cortar tal pedido, incluso las que tienen que ver con su familia, porque como les dije unas cuantas líneas más arriba, vas a planificar tu vida! 

Es importante ubicarlas en orden de prioridades, no en horarios exactos; pero intenta cumplir con tus prioridades durante la mañana; dicen los expertos en gestión del tiempo que hay que aprovechar la mañana porque es cuando estamos más descansados y con mayor energía. 

Un par de consejos que les puedo brindar:

El primero es utilizar las herramientas que las redes sociales te brindan, por ejemplo el Facebook te da la opción de programar citas, desde tu página puedes agendar a cada cliente que te escribió para “x” u “y” pedido y enviarle una cita, de esta manera el Facebook automáticamente te estará enviando una notificación recordatorio unas horas antes de la cita para que sepas que tienes que atender a dicha persona.

Segundo, evita procrastinar, somos especialistas en posponer, y no tomar las riendas de nuestro día a día, el procrastinar nos deja estresados, desorganizados y por ende bastantes irritables.

“El viaje más largo comienza con un pequeño paso” pero hay que darlo, hay que salir de la zona de confort en la que nos encontramos, si quieren incrementar su productividad no pueden esperar más, deben empezar a planificar; está científicamente comprobado que el cuerpo humano en 21 días se adapta a una nueva rutina. 

Espero que haber confesado acerca de como planifico mis días te sea de mucha utilidad.

Vibras creadoras

Fabby ⭐

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